Was Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung wissen müssen

Wohnen | Verbraucher
von hallelife.de | Redaktion

Die Nebenkostenabrechnung ist eine der vielen Pflichten von Vermietern und eine wichtige. So holen sie wichtige Ausgaben wieder ein, die sie für die Versorgung ihrer Mieter getätigt haben. Dabei Fehler zu begehen ist für alle Beteiligten ärgerlich. Damit kein unnötiger Mehraufwand oder Rechtsstreits entstehen, müssen rechtsgültige Nebenkostenabrechnungen erstellt werden. In diesem Artikel geht es darum, worauf man dabei achten muss.

Was genau sind eigentlich Nebenkosten?

Alle Kosten, die zusätzlich zu der Miete für ein Haus oder eine Wohnung anfallen, sind Nebenkosten. Davon dürfen aber nicht alle auf die Mieter umgelegt werden. Das ist festgelegt in der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die genaue Definition lautet: Es sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Wie muss man die Nebenkosten abrechnen?

Vermieter sind verpflichtet einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und sie an seine Mieter zu senden. Ein Nebenkostenabrechnungs-Programm online hilft dabei, jederzeit auf die Daten Zugriff zu haben und mit den Unterlagen allen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Wichtige Angaben sind:

  • Der Abrechnungszeitraum

  • Der Abzug von Vorauszahlungen durch den Mieter

  • Die Berechnung des Mieteranteils

  • Die Erläuterung des Verteilerschlüssels der Nebenkosten

  • Die Zusammenstellung der Gesamtkosten

Die einzelnen Kosten für einen Mieter werden anhand des genannten Verteilerschlüssels berechnet. Dieser ergibt sich in der Regel aus der Größe der Wohnung, wenn nicht anders im Mietvertrag festgehalten. Manche Kosten, wie der Verbrauch von Wasser, werden dafür an der tatsächlich genutzten Menge der einzelnen Mietparteien berechnet.

In besonderen Zeiten können auch Änderungen an den Pflichten und Rechten bezüglich der Nebenkostenabrechnung entstehen. Aufgrund der Corona-Pandemie gibt es krisenbedingt Sonderregelungen des Mietrechts, wie den Aufschub der Warmmiete im letzten Jahr. Der deutsche Vermieterschutzbund kann dabei beraten, welche Änderungen im Mietrecht auf Vermieter zukommen.

Was gehört in eine Nebenkostenabrechnung?

Zu den Kosten, an denen sich die Mieter beteiligen müssen, zählen:

  • Beleuchtung

  • Fahrstuhlbetrieb

  • Gartenpflege

  • Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel

  • Grundsteuer

  • Hausreinigung

  • Hausmeister

  • Müllabfuhr und Straßenreinigung

  • Schornsteinfeger

  • Versicherungen (z. B. Wohngebäudeversicherung)

  • Warmwasser- und Heizkosten

  • Wasser- und Abwassergebühren

  • Sonstige Betriebs- und Nebenkosten

Die sonstigen Betriebskosten sind im Gesetz nicht näher definiert. Darunter zählen zum Beispiel Kosten, die im Mietvertrag vereinbart wurden, beispielsweise wenn das Gebäude ein Schwimmbad enthält und dieses gereinigt wird.

Was gehört nicht hinein?

Kosten, die man dafür nicht auf seine Mieter umlegen darf, sind unter anderem:

  • Anschlussgebühren für Kabel und Satellitenschüssel

  • Instandhaltungskosten (z. B. Fassadenanstrich)

  • Grunderwerb-, Einkommens- oder Erbschaftssteuer

  • Kosten durch Leerstand

  • Rechtsschutz- oder Hausratsversicherungen

  • Reparaturkosten

  • Verwaltungskosten (z. B. für weiteres Personal)

  • Wartung und Prüfung von Leistungen und Elektrik

Verschiedene Verteilerschlüssel zur Nebenkostenabrechnung

Wenn es im Mietvertrag nicht anders vermerkt ist, wird die Höhe der Nebenkosten anhand der Wohnfläche berechnet. Daneben gibt es auch andere Varianten, die genutzt werden:

  • Verteilerschlüssel nach Verbrauch (z. B. für Heizkosten & Warmwasser)
  • Verteilerschlüssel nach Wohneinheit (z. B. für Kabelanschluss)
  • Verteilerschlüssel nach Personenzahl (z. B. bei Abfallgebühren)

Die Wohnfläche wird dafür bevorzugt dafür genutzt, um Wasser und Abwasser abzurechnen.

Häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung?

Fehler in der Nebenkostenabrechnung sind nicht selten. Der häufigste Fehler ist das Nicht-Einhalten von Fristen bei der Erstellung und dem Übersenden von Nebenkostenabrechnungen. Dabei ist der Mieter meist begünstigt. Erhält er die Abrechnung nicht innerhalb der Frist, ist er nicht mehr verpflichtet, eine Nachzahlung zu leisten. Muss der Vermieter aber Rückzahlungen leisten, ist die Frist unwichtig. Er muss sie dennoch zahlen.

Ein zweiter, entscheidender Fehler ist das Nutzen des falschen Verteilerschlüssels. Da auf diesem die Höhe der Nebenkosten, die ein Mieter zahlen muss, basiert, kann bereits ein kleiner Zahlendreher zu falschen Beträgen führen. Wenn man das Gefühl hat, die Kosten seien zu hoch oder überraschend niedrig, liegt es meist an einem Fehler durch den Verteilerschlüssel.

Andere Fehler sind:

  • Das Umlegen von Kosten, die der Mieter nicht tragen muss

  • Das Fehlen einzelner Kosten

  • Das Fehlen der Gesamtkostenangabe

  • falsche Abrechnungszeiträume

  • Abweichungen von Angaben des Mietvertrags

  • simple Rechenfehler

Wer sich unsicher ist, ob die Nebenkostenabrechnungen den gesetzlichen Vorgaben entspricht, kann sich durch ein Programm bei der Erstellung anleiten lassen. Daneben ist auch eine Beratung, zum Beispiel durch Vermieterschutzvereine, empfehlenswert.

 

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