Im Zuge des digitalen Wandels stellen immer mehr Firmen die Kontrolle über die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter auf digitale Erfassung um. Während nahezu alle großen Unternehmen die Umstellung bereits vor vielen Jahren vorgenommen haben, schieben mittlere und kleinere Firmen bisher oft die Umstellung vor sich her. Der Hauptgrund ist die Angst vor schwieriger Software in Verbindung mit aufwändigen Installationen. Also hat man einfach an der alten, bewährten Stempeluhr festgehalten.
Die Frist zur Umstellung läuft aber für die meisten Firmen bald ab. Grund ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 14. Mai 2019. In diesem wird gefordert, dass alle Unternehmen in der EU die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter “systematisch erfassen” müssen. Nach einer Übergangsfrist ist es nun soweit: Die Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht. Im Grunde war bereits das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom letzten Jahr bindend, aber es wurde noch nicht flächendeckend umgesetzt.
Digitale Zeiterfassung leicht gemacht
Vor allem kleinere Betriebe scheuen bisher vor dem Einsatz einer Lösung zur digitalen Zeiterfassung zurück. Es fehlen Mitarbeiter, die zur Installation und Einarbeitung zur Verfügung stehen. Zwar sind Kleinbetriebe bis 10 Personen zunächst von der Pflicht ausgeschlossen, aber in der Praxis wird auch für diese die Dokumentation ohne eine elektronische Lösung immer schwieriger. Zum Glück erlauben Tools wie die intuitiv bedienbare Arbeitszeiterfassung von factorialhr.de auch in der Informatik ungeübten Personen eine schnelle und unkomplizierte digitale Zeiterfassung. Diese ist wesentlich effizienter als traditionelle Systeme und automatisiert die Erfassung aller notwendigen Daten. Mitarbeiter und Arbeitgeber haben in Echtzeit Zugriff und behalten die gesetzlichen Bestimmungen unter Kontrolle.
Daher empfiehlt sich der Umstieg auch für kleinere Firmen schon jetzt. Intelligente Tools wie das vorgestellte bieten zusätzliche nützliche Funktionen wie zum Beispiel ein Abwesenheitsmanagement oder die Schichtplanung. Gleichzeitig erlaubt die elektronische Zeiterfassung auch die vorbereitende Gehaltsabrechnung. Gerade Kleinbetriebe profitieren durch die Zeitersparnis bei täglich und monatlich wiederkehrenden Prozessen, die bei dezentraler Bearbeitung in separaten Systemen viel Verwaltungsaufwand und Zeit kosten.
Gesetzliche Regelungen für Unternehmen
Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahre 2019 entschied später auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil vom 13.September 2022 eindeutig, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmern aufzuzeichnen ist. Im Paragraph 3 Absatz 2 Nr. 1 wurden Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gibt auf seiner Webseite nützliche Hinweise zu Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung. Hier finden beide Seiten ausführliche Informationen zu einem Thema, das spätestens seit diesem Jahr alle Firmen angeht.
Was für manchen kleinen Handwerksbetrieb auf den ersten Blick vielleicht nach zusätzlichem, lästigen Mehraufwand bei der Mitarbeiterverwaltung klingt, kann in Wirklichkeit durch die Wahl der richtigen Software-Lösung durchaus positive Nebeneffekte haben. Moderne Firmenverwaltung kommt heutzutage nicht mehr ohne integrierte, digitale Tools aus. Eine effiziente Lösung zu Unternehmensführung und Management bedeutet nicht nur für große Industrieunternehmen, sondern gerade auch für KMU den Ausbau des zum Überleben wichtigen Wettbewerbsvorteils, um sich gegenüber den Mitbewerbern erfolgreich durchsetzen zu können.
Fazit
Auch kleine und mittlere Betriebe erreichen heutzutage mit Hilfe von innovativen, intuitiven Tools den Anschluss an ein modernes Unternehmensmanagement. Dies sichert langfristig den Firmenerfolg und Arbeitsplätze.
